EUDR-Referenznummer und Verifizierungsnummer: so kommen sie in die Zollanmeldung

Zwei Nummern, zwei Aufgaben

Wenn Sie eine Sorgfaltserklärung in TRACES einreichen, bekommen Sie zunächst nichts, womit der Zoll arbeiten kann. Erst nach der Risikoprofilierung vergibt das System zwei Nummern:

• Die Referenznummer hat 14 Zeichen und identifiziert die Erklärung. Sie geht in die Zollanmeldung und an Ihren ersten Abnehmer.
• Die Verifizierungsnummer dient dazu, die Erklärung zusammen mit der Referenznummer zu überprüfen. Geben Sie immer beide Nummern zusammen weiter, dann muss niemand nachfragen.

Die Pflicht dazu steht in Artikel 26 Absatz 4 der EUDR: Die Referenznummer muss dem Zoll vorliegen, bevor die Ware in den zollrechtlich freien Verkehr überlassen oder ausgeführt wird.

Wann die Nummern kommen

TRACES prüft jede eingereichte Erklärung automatisch gegen Risikokriterien. Das dauert nicht immer gleich lang. Die Kommission bittet Softwareanbieter, die über die Schnittstelle einreichen, frühestens nach einer Stunde nach dem Ergebnis zu fragen. Für die Praxis heißt das: Reichen Sie nicht ein, wenn der Container schon am Terminal steht, sondern einige Tage vorher, sobald Holzart, Menge und Geodaten feststehen.

Die meisten Verzögerungen entstehen nicht in TRACES, sondern davor: Die Geodatei des Lieferanten wird abgelehnt, oder eine Pflichtangabe fehlt. Eine vollständige Erklärung für eine Holzeinfuhr enthält:

• Ihren Namen und Ihre EORI-Nummer, die bei Ein- und Ausfuhr Pflicht ist.
• Die Tätigkeit (Einfuhr), das Land der Tätigkeit und das Land des Grenzübertritts.
• Eine interne Referenz mit höchstens 50 Zeichen, etwa Ihre Bestellnummer.
• Je Warenposition: Zolltarifnummer, Beschreibung mit höchstens 150 Zeichen, Nettomasse in Kilogramm, optional eine besondere Maßeinheit wie Kubikmeter (Code MTQ). Bis zu 100 Positionen pro Erklärung.
• Für Holz den wissenschaftlichen und den Handelsnamen der Art, zum Beispiel Shorea spp. und Bangkirai oder Tectona grandis und Teak. Beides ist Pflicht.
• Die Erzeuger mit Land und Geolokalisierung der Flächen.

C716 in der Zollanmeldung

In der deutschen Zollanmeldung wird die Referenznummer der Sorgfaltserklärung mit dem Unterlagencode C716 angegeben (zoll.de, Entwaldungsfreie Produkte). Meist macht das Ihr Zollagent. Er braucht dafür die Nummer von Ihnen, bevor er die Anmeldung abgibt. Fehlt sie, wird die Ware nicht überlassen, und die Lager- und Standgelder im Hafen laufen auf Ihre Rechnung.

Der Zoll arbeitet dabei mit der zuständigen Behörde zusammen, in Deutschland der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE). Die Kontrollen sind risikobasiert. Die Mindestquoten liegen bei 1 % für Länder mit geringem, 3 % für Länder mit Standard- und 9 % für Länder mit hohem Risiko. Eine Referenznummer bedeutet also nicht, dass Ihre Erklärung inhaltlich geprüft und für gut befunden wurde. Sie bedeutet nur, dass sie vorliegt.

Ein Ablauf, der funktioniert

Am Beispiel einer Sendung Bangkirai-Dielen aus Indonesien, die in Hamburg verzollt wird:

1. Bei der Bestellung: Der Lieferant schickt Geodaten der Einschlagsflächen, Holzart und voraussichtliche Menge. Sie prüfen die Geodatei sofort, nicht erst bei Ankunft.
2. Bei Verladung: Handelsrechnung und Packliste liefern die endgültige Nettomasse und das Volumen.
3. Einige Tage vor Ankunft: Sie reichen die Erklärung ein und warten auf Referenz- und Verifizierungsnummer.
4. Direkt danach: Sie gleichen die Angaben ab, solange die 72 Stunden laufen, und schicken beide Nummern an Ihren Zollagenten.
5. Bei Ankunft: Der Zollagent gibt die Referenznummer unter C716 in der Anmeldung an, die Ware wird überlassen.
6. Beim Verkauf: Die Nummern stehen auf Lieferschein und Rechnung an Ihren Kunden.

Korrigieren oder zurückziehen: 72 Stunden

Eine Erklärung kann innerhalb von 72 Stunden, nachdem sie verfügbar geworden ist, geändert oder zurückgezogen werden. Nutzen Sie dieses Fenster bewusst: Gleichen Sie direkt nach Erhalt der Nummer Nettomasse, Zolltarifnummer und Holzart mit der Handelsrechnung und der Packliste des Lieferanten ab. Ein Zahlendreher in der Masse fällt sonst erst auf, wenn die Zollanmeldung nicht zur Erklärung passt.

Wiederkehrende Sendungen

Wer jeden Monat Dielen vom selben Lieferanten aus denselben Konzessionen bezieht, muss die Daten nicht jedes Mal neu erheben: Erzeuger, Flächen und Holzarten wiederholen sich, nur Menge und Bestellung ändern sich. TRACES erlaubt außerdem, eigene frühere Erklärungen zu gruppieren, bis zu 2.000 in einer Erklärung. Damit das später nachvollziehbar bleibt, lohnt eine feste Systematik für die interne Referenz, etwa Bestellnummer plus Holzart.

Die Rolle des Zollagenten

Zwei Aufgaben werden oft verwechselt:

• Die Referenznummer in die Zollanmeldung eintragen. Das ist normale Zollarbeit und braucht nur die Nummer.
• Die Sorgfaltserklärung für Sie einreichen. Das darf ein Zollagent nur als bevollmächtigter Vertreter mit schriftlichem Mandat, und nur, wenn er in der EU niedergelassen ist. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei Ihnen als Marktteilnehmer.

Halten Sie schriftlich fest, wer was übernimmt, wer die Nummern an wen schickt und bis wann. Die meisten Standzeiten im Hafen entstehen an dieser Schnittstelle, nicht in TRACES.

Was Ihr erster Abnehmer braucht

Seit der Änderung durch Verordnung (EU) 2025/2650 reicht nur noch ein, wer die Ware als Erster in Verkehr bringt oder ausführt. Ihr Kunde, etwa ein Holzfachhandel oder ein Gartencenter, gibt keine eigene Erklärung ab. Als erster Abnehmer nach Ihnen muss er aber die Referenznummern Ihrer Erklärungen sammeln und zusammen mit den Daten seiner Lieferanten und Abnehmer fünf Jahre aufbewahren. Am einfachsten für beide Seiten: Referenz- und Verifizierungsnummer stehen auf Lieferschein und Rechnung. Ab dem zweiten Abnehmer in der Kette werden keine Referenznummern mehr gesammelt, nur noch Lieferanten- und Kundendaten.

Damit die Erklärung nicht an der Geodatei hängen bleibt, prüfen Sie die Flächen Ihrer Lieferanten vorab mit der kostenlosen Flächenprüfung von Plotref.